(030) Wie die nicht-ärztliche Leitung zum Praxiserfolg beiträgt: im Best-Practice-Gespräch mit Birgit Tünsmann

00:00:07: Herzlich willkommen bei Dental Spirits, dem Podcast für alle die sich für gesundes Praxiswachstum interessieren.

00:00:13: Dieser Podcast bietet dir Inspiration und ganz konkrete Tipps für die komplexen Herausforderungen der wachsenden Zahnarztpraxis.

00:00:20: Mein Name ist Maike Klapdor und heute reden wir über die Aufgaben der nicht-ärztlichen Leitung in der Mehrbehandlerpraxis.

00:00:28: Ja, und da ist natürlich der ideale Gast an meiner Seite Birgit Tünsmann.

00:00:33: Liebe Birgit, herzlich willkommen!

00:00:35: Hallo Maike!

00:00:36: Danke!

00:00:37: Wir haben siebzehn Jahre zusammengearbeitet in der Beratung im Consulting für wachsende Zahnarztpraxen.

00:00:42: Und Birgit hat vor vier Jahren dann die kaufmännische Leitung in einer Großpraxis übernommen.

00:00:49: Insofern ist sie absolut prädestiniert um hier über das Thema auch über die Aufgabenstellung der nichtärztlichen Leitung.

00:00:56: Wir haben uns schon im Thema genähert mit zwei anderen Podcastfolgen.

00:01:03: Es gab schon eine, mit Nina Brach und dann haben wir auch schon mal, meine Kollegin Jovita und ich, über die Entwicklung im Praxismanagement – also so von Abrechnung und Co.

00:01:14: wirklich in das leitende Praxismanagement – gesprochen. Und damit zeigt sich ja auch ein bisschen das Spektrum was in dieser Position drin ist und wie es so gelebt wird in den wachsenden Strukturen.

00:01:27: Ja, die Position ist so ein bisschen ein Chamäleon.

00:01:29: Hat auch immer was damit zu tun, was gebraucht wird und auch etwas damit, was die Inhaber und Inhaberinnen selbst abbilden.

00:01:36: Birgit jetzt meine Gesprächspartnerin ist als kaufmännische Leitung positioniert.

00:01:41: Also es gibt unterschiedliche Spielarten.

00:01:43: Das alles ist also noch nicht richtig etabliert oder routiniert im Markt.

00:01:47: Wir tragen heute dazu bei die Möglichkeiten dieser Position zu sehen und irgendwann wird sich vielleicht auch die einheitliche Bezeichnung herausstellen.

00:01:54: Ja, liebe Birgit.

00:01:55: Wie ist das denn so als kaufmännische Leitung?

00:01:58: Warum das Ganze überhaupt?

00:02:01: Das kommt natürlich immer auf die Fragestellung darauf an, die mit dieser Position beantwortet werden soll.

00:02:07: Bei uns brauchte es eine Person, zu der Vertrauen besteht, diese Leitungsposition wirklich mit vielen Komponenten füllen zu können.

00:02:20: Wie groß

00:02:21: war die Praxis als du da eingestiegen bist?

00:02:24: Unsere Praxis hat sechzig Mitarbeitende, jetzt inzwischen sind es siebzig.

00:02:29: Eine Teamleiterebene war schon grundsätzlich etabliert. Es gibt noch ein großes Praxislabor und zwei Inhaber-Zahnärzte die dem Ganzen überstellt sind.

00:02:42: Ja, wir empfehlen ja in unseren Praxisleitungslehrgängen auch immer das Leitungsteam zu vervollständigen.

00:02:47: Ab einer bestimmten Stelle im Wachstum braucht man einfach eine Erweiterung der Kompetenz, gerade in der nichtt-ärztlichen Leitung.

00:02:55: Und dann geht es natürlich auch darum, nicht nur ein dickes Gehalt auf die Uhr zu nehmen sondern wirklich daraus Wirkung zu erzeugen.

00:03:02: Ja auch, Birgit, darüber würde ich mit dir gleich am Anfang mal sprechen wollen:.

00:03:05: Doch auch erst einmal Voraussetzungen zu schaffen, damit eine solche Position, wenn einem die Sinnhaftigkeit wohl auch irgendwie klar ist,

00:03:12: aber was sind das für Voraussetzungen damit sie wirksam andocken kann?

00:03:16: Ja, da braucht es eine ganz große Nähe schon zu der Inhaberebene.

00:03:21: Um dieses Vertrauensverhältnis eben auch füllen zu können und dann braucht das ein gewisses Ausbildungs-Set was die Kompetenzen der Inhaberebene dann ergänzt.

00:03:31: Also ist schon ne große Klarheit auch etwas aus der Position heraus überhaupt entstehen soll.

00:03:35: Ja, manches entwickelt sich sicherlich dann erst im Tun und da ist die ursprüngliche Erwartung manchmal noch eine andere als die, die dann hinterher zu erfüllen ist.

00:03:44: Aber jeder darf sich ja weiterentwickeln und das habe ich sicher auch gemacht,

00:03:48: aber grundsätzlich konnte ich jetzt mit der Erfahrung in Team-Entwicklungsprozessen sicherlich einen großen Marker setzen, um dann eben auch mit den Teamleitenden an der Basisarbeit aktiv wirksam sein zu können.

00:04:04: Ja, das zeigt grad schon so dass das Ganze ja auch eingebettet ist in so ein ganzes Führungskonstrukt.

00:04:10: Auch was Kulturelles ist gerade schon so kurz angeklungen.

00:04:13: Darüber haben wir beiden noch einen anderen Podcast.

00:04:16: Insofern werden wir dem jetzt grade nicht nachgehen.

00:04:19: Was sind denn so die Aufgaben?

00:04:21: Was ist das in der Position?

00:04:24: Vielleicht machen wir da nochmal eben einen Ausflug.

00:04:27: Es ist bei euch die kaufmännische Leitung, in anderen Praxen wird das People Manager genannt.

00:04:32: Also all diesen Positionen... ist ja innewohnend, dass wir eben nicht über klassisches Praxismanagement reden.

00:04:39: Ja, ich bin mir auch sehr sicher dass das Praxismanagement an sich auf einer sehr strukturliebenden Ebene agiert oft. Was wirklich notwendig ist, um die Effizienz der größer werdenden Praxis abzubilden.

00:04:52: Und darüber hinaus gibt es dann die weichen Faktoren in der Personalführung in den Dingen die wir jetzt gleich alle noch besprechen wollen die gar nicht mehr in Personalunion bewältigt werden können dass Schiff einfach viel zu groß ist und weil viel zu viele Menschen angesprochen werden müssen, was eine Person alleine gar nicht mehr schafft.

00:05:13: Also wir brauchen das Praxismanagement genauso wie die nicht-ärztliche Leitung, über die wir beiden jetzt sprechen, die eben unterschiedliche Bezeichnungen haben können?

00:05:20: Die ergänzen sich genau!

00:05:23: Okay, mit dem Ziel natürlich dass die Inhaberebene echter Entlastung spürt und Menschen an der Seite hat die zusammen alle miteinander Ziele erreichen.

00:05:32: Ja, jetzt mal so ganz operativ.

00:05:33: Birgit, so die Aufgaben ...

00:05:35: das interessiert uns jetzt natürlich.

00:05:36: Was machst du da so?

00:05:38: Ja, das ist auch die Kernfrage, die man sich am Anfang stellen darf.

00:05:42: Was soll ich denn überhaupt machen?

00:05:43: Wofür soll ich Kompetenzen bekommen und wofür nicht?

00:05:46: Wo sind Grenzen, wo sind Rahmen; aber auch in Zusammenarbeit mit dem bestehenden Praxismanagement, mit den Teamleitern, die schon da sind.

00:05:55: Die sollen sich natürlich auch nicht schlecht fühlen oder degradiert fühlen durch diese neue Führungsposition, die ja noch viel enger an der Praxisleitung dran ist als es vielleicht die bisherigen Führungskräfte waren. Und da macht es auf jeden Fall Sinn, das Organigramm einmal gemeinsam zu überarbeiten, Zuständigkeiten zu klären und da eine Rollenklarheit herzustellen.

00:06:17: Nach innen und nach außen also auch, dass das Team nicht verunsichert ist sondern die ganz genau wissen, wen spreche ich jetzt für was an?

00:06:26: Okay dann ist so Ordnung geschaffen.

00:06:28: Erst mal eine Klarheit der Zuständigkeit.

00:06:31: Also, wir haben ja so immer drei ganz groben Einsortierungen:

00:06:33: Das eine ist der dentale Betriebswirtschaft, das zweite ist alles rund um Personal, um Führung,

00:06:38: um

00:06:38: Kulturbildung, Personalprozesse, das dritte dann der Strukturausbau.

00:06:43: Und kannst du uns da so ein bisschen durchführen?

00:06:45: Jetzt für deine konkrete Stelle?

00:06:47: Für das Profil, das Du abgedeckt hast. Was gehörte bei Dir alles dazu?

00:06:52: Ja zur Klärung der Rahmung gehörte auch dann das Thema "Werte, Ziele, Mission" dazu.

00:06:59: Was natürlich eine der großen Basisaufgaben ist, um die Rahmung der Zusammenarbeit zu klären und auch dann der weiteren Führungslinie.

00:07:08: Also deine Aufgabe war im Grunde, dass die Praxis an der Stelle ein Stück weiter kommt?

00:07:12: Ja genau.

00:07:13: Also überhaupt erst mal, dass darüber gesprochen wird und das dann auch mit Leben gefüllt wird.

00:07:19: Ganz konkrete Aufgaben waren im Wesentlichen tatsächlich in der Personalführung.

00:07:25: Zwar gibt es Gesprächsvorlagen für Mitarbeitergespräche, es gibt Stellenbeschreibungen.

00:07:31: Es gibt auch Einarbeitungslisten, wie Menschen eingearbeitet werden sollen, aber das dann in diesen wünschenswerten kulturellen Hintergrund reinzubauen.

00:07:42: Also: Was sollen diese Menschen neben der reinen Fachtätigkeit hier in dieser Praxis noch tun?

00:07:49: Das war noch zu ergänzen.

00:07:50: Also die gesamte Thema Personalführung wurde auf ein anderes Qualitätsniveau, hört sich jetzt so gemein an...

00:07:58: Ja,

00:07:58: vielleicht auch verdichtet irgendwie ne?

00:08:00: Oder dass im Grunde, was da geschrieben steht... ...dass so festgelegt wurde, wie füllen wir das mit Leben – sowas in der Richtung?

00:08:07: Wie reden wir miteinander?

00:08:08: Oder was war da das konkrete Doing?

00:08:10: Was du da übernommen hast, wo vorher ne Vakanz oder, ja, einfach ein luftleerer Raum vielleicht war?

00:08:15: Ja, der gute Wille ordentliche Personalgespräche zu führen und Team-Meetings durchzuführen, der ist ja immer gegeben.

00:08:24: und ich glaube, das was hilfreich war, war, dass einfach nochmal mit einer Methodenkompetenz das ergänzt werden konnte.

00:08:32: Mit einer Haltung die an den Praxiszielen und -werten orientiert war.

00:08:37: Und im Bereich der Personalführung konnte ich eine gewisse Komponente hinzufügen, indem nicht nur die Strukturen, die notwendigen, abgearbeitet habe.

00:08:49: Sondern dass ich ein Interesse an der Entwicklung von einzelnen Menschen mitgebracht habe.

00:08:55: Es geht darum, nicht nur Regeln einzuhalten, sondern es geht darum, die Menschen zu befähigen selbstständig zur Lösung zu kommen, sie zu beflügeln, Entwicklungspotenziale in Angriff zu nehmen und ihre Stärken auszuspielen. Dass zu erkennen und die Menschen dann so einzusetzen, dass es insgesamt das Orchester zum Klingen bringt.

00:09:17: Das

00:09:17: ist ja wirklich auch Führung in der schönsten Form, also diese transformationale Führung, dass eine Führungskraft im Mitarbeiter, in der Mitarbeiterin Potenzial sieht, was er oder sie selber noch gar nicht so erkannt hat?

00:09:29: Ja, dann macht es ja auch erst richtig Spaß, wenn man sieht, wie Menschen sich entwickeln und wirklich im Alltäglichen glänzen können, weil man sie stärkenorientiert einsetzt.

00:09:41: Eine Kollegin ... Ich hab die Personalgespräche auch mit den Teamleitern zusammengeführt und dadurch ja auch die Teamleiter in die Rolle gebracht, das alleine tun zu können.

00:09:50: Und die sagte mir, in einer der ersten Reflexionen dazu: Birgit du sagst denen ja gar nichts, du fragst ja nur.

00:09:59: Das war so bezeichnend.

00:10:01: Ja, wie soll ich sonst wissen, mit wem ich rede?

00:10:04: Das ist wirklich ... eine Methodik zu kombinieren mit einer gewissen Haltung.

00:10:08: Das ist das, was dann daraus entsteht und klar: mehr Fragen stellen und die Leute nicht zutexten ...

00:10:13: Das ist natürlich auch schon mal ein Game Changer!

00:10:17: Ja prima. Ja, was magst du uns noch so erzählen zu deinen ganzen Aufgaben?

00:10:20: Ja, das ganze Thema der Personalplanung schließt sich dann auch direkt an.

00:10:27: Nur ein Zimmer, in dem behandelt wird, ist ein gutes Zimmer.

00:10:31: Das heißt, ich muss dafür sorgen, dass ausreichend Menschen mit der richtigen Qualifizierung vorhanden sind, um die Kapazitäten der Praxis vollständig auszulasten.

00:10:41: Das hat direkte Auswirkungen auf Renditen und das ist natürlich die Aufgabe der kaufmännischen Leitung.

00:10:48: Also auch so die Relation zwischen, also, wenn ich so und so viele Zahnarztstunden habe da ... oder in welcher Qualifikation brauche.

00:10:54: Solche

00:10:54: Sachen?

00:10:54: Richtig, genau das!

00:10:56: Und dann überhaupt erstmal das ganze Bewerbersystem auszurollen.

00:11:01: Wenn man im Fachkräftemangel unterwegs ist, wie die Praxen das sind, freut man sich ja über jede Bewerbung, die plötzlich mal reinrauscht.

00:11:09: Nur, wenn nicht alle Zimmer voll ausgelastet haben, dann ist auch die beste Prophylaxebewerbung gerade leider falsch.

00:11:16: Aber dann einfach nicht zu reagieren, wäre auch falsch.

00:11:19: Das heißt diese Person trotzdem anzusprechen, trotzdem zu einem Gespräch einzuladen und zu sagen: Darf ich deine Unterlagen behalten du gefällst mir gut und Fluktuation haben wir immer. Und dann funktioniert es vielleicht im zweiten Anlauf.

00:11:32: Das braucht so ein Bewerbermanagement. Recruiting-Prozesse die etabliert sein dürfen. Das ganze Team darf informiert darüber sein, wen suchen wir überhaupt?

00:11:42: Wen suchen wir nicht.

00:11:43: Es gibt ganz viele Anfragen die plötzlich im Zimmer oder an der Anmeldung entstehen und da braucht es natürlich auch eine gewisse Professionalität an der Stelle schon um einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen.

00:11:56: Wenn da plötzlich "ja, ich weiß auch nicht wer da zuständig ist und wir melden uns dann", Klammer auf "vielleicht". Klammer zu – das wäre fatal.

00:12:06: Also das: Kommunikation über das, was die Praxis gerade braucht und grade auch vielleicht nicht braucht.

00:12:13: Über Zuständigkeiten. Das darf in der Breite geklärt sein, damit Menschen, die in die Praxis kommen, sich direkt professionell aufgehoben fühlen.

00:12:21: Also die Systematik im gesamten Bewerbermanagement und auch in der Besetzung der Stellen ist ja ein riesen Feld.

00:12:28: Wenn es nicht beackert wird, dann kippt am Ende ja mögliche Rendite runter, weil eben Stunden, die möglich wären,

00:12:36: vielleicht nicht stattfinden können oder nicht mit den Stundensätzen, weil vielleicht einer Assistenz fehlt?

00:12:41: Ja, und also jetzt gerade im ländlichen Bereich redet ja jeder mit jedem und eigentlich wechseln die Mitarbeitenden nur durch, wenn sie nicht gerade zufällig neu in die Region ziehen...

00:12:52: Ach, dann gehen die in eine andere Praxis?

00:12:54: Man bekommt ja Bewerbungen aus anderen Praxen und insofern weiß jeder, was in den anderen Praxen los ist; über den Flurfunk.

00:13:03: Und wenn man weiß, dass man bei uns immer gut ins Gespräch kommt, dass wir selbst wenn eine Absage erteilt werden muss das in einem Ton geschieht oder auch in einer Art und Weise geschieht, dass Menschen wiederkommen können.

00:13:17: Dass man nicht das Gesicht verliert, weil man noch ein zweites Mal anklopft dann ist es einfach auch ne Außenwirkung die wir als Arbeitgeber präsentieren dürfen.

00:13:25: Das ist dann das Thema "Arbeitgebermarke präsentieren nach außen":

00:13:30: Da sind dann Social Media Kanäle aufzubauen.

00:13:33: Da ist eine Präsentation nach außen zu gewährleisten, die das, was im Innen stattfindet widerspiegelt.

00:13:40: Nur, wenn das Teamgefühl gerade gar nicht so ist, dass man sich nach außen präsentieren möchte, fängt es natürlich an ganz anderer Stelle an.

00:13:48: Dann braucht's erst mal ein Selbstbewusstsein im Team, das auch tun zu wollen.

00:13:53: Komplexität, welcome!

00:13:54: Genau.

00:13:55: Ich hab von euch dann so einen tollen Recruiting-Film war das glaube ich, gesehen.

00:13:58: Auf einmal gab es so einen Recruiting-Film.

00:14:00: Was ist der Begriff für den Film?

00:14:02: Keine Ahnung...

00:14:03: Also wir hatten ein Praxis-Image-Video gemacht und da haben wir für Azubis mal einen speziellen Werbefilm gemacht, wo wir die einzelnen Menschen vor die Kamera geholt haben, um Azubis zu rekrutieren.

00:14:17: Ihr

00:14:17: habt dann auch durchaus mit Dienstleistern zusammengearbeitet?

00:14:20: Ja, vieles ist viel einfacher wenn man sich da professionelle Hilfe sucht.

00:14:24: Genau und wenn dann die nicht-ärztliche Leitung da ist, mit ausreichend Ressource, dann ist ja auch die Möglichkeit da, wirklich auch produktiv mit solchen Dienstleisters zusammenzuarbeiten.

00:14:34: Ja, genau.

00:14:34: Das braucht ja auch ein Konzept und das braucht die Ansprache im Team und eine gute Ablauforganisation, die wird nicht unbedingt mitgeliefert weil der Betrieb muss ja nebenbei auch noch weiter laufen.

00:14:43: Ich kann nicht tagelang die Praxis zu machen, nur um Filme zu drehen.

00:14:47: Gut!

00:14:48: Was gehört noch so dazu?

00:14:50: Onboardingkonzepte.

00:14:52: Also neben dem Einarbeitungsplan braucht es auch eine Willkommenskultur.

00:14:57: Wenn Menschen neu in die Praxis kommen, sollen sie sich nach Möglichkeit direkt gut aufgehoben fühlen; wissen wer zuständig ist, sich angenommen fühlen, sich schnell wirksam fühlen.

00:15:09: Habt ihr

00:15:10: auch so was wie Patenkonzepte?

00:15:12: Ja, wir haben ein Mentoring-Programm, wo auf jeden Fall eine Person direkt an die Seite der neuen Person gestellt wird, die auch mit einem Konzept die fachliche Einarbeitung vornimmt und Feedbackgespräche führt, ganz eng getaktet, die zunächst mal nur auf die emotionale Anbindung gehen.

00:15:31: Also: Wie fühlst du dich?

00:15:32: Wie bist du angekommen?

00:15:34: Was fällt dir auf? Dass man alle Potenziale die eine neue Mitarbeiterin oder ein neuer Mitarbeiter mitbringt an blinde Fleckenaufdecken und Erfahrungen aus der bisherigen beruflichen Laufbahn einbringen damit sie auch im Boden finden aber auch die Werte und Ziele zu transportieren direkt von Anfang an bis auch die neuen Mitarbeitenden wissen das sie Teil der Erfolgsstory sein dürfen.

00:16:01: Da ist ja häufig auch so, da wundere ich mich immer wieder.

00:16:03: Da laufen manchmal Probezeiten und im fünften Monat –

00:16:06: Probezeit läuft nach dem sechsten ab – geht man in das erste Feedback-Gespräch.

00:16:10: Also wenn solche Prozesse strukturiert sind, dann wird da sicherlich auch ein engerer Takt in den Feedbackgesprächen während der Probezahl dazu gehören?

00:16:16: Ja,

00:16:17: unbedingt ganz enger Takt. Damit man A) erstmal feststellt, ist diese Person wirklich die richtige fürs Team?

00:16:24: Das ist das A und O. Passt sie zu unseren Werten und Zielen?

00:16:28: Und B), was haben wir an der Fachlichkeit noch zu tun, damit

00:16:32: die Person schnell eingearbeitet ist?

00:16:34: Das muss man nicht erst nach sechs Monaten feststellen.

00:16:37: Kannst du sagen, dass du, jetzt wo ja bei euch in der großen Praxis Aufgabenpakete im Grunde mit qualifizierter Leitung durch dich belegt sind,

00:16:45: dass seitdem schon auch die Erfolge im Onboarding und in der Stabilität, im Probezeiten überstehen, in allem ... dass die wirklich messbar sind?

00:16:53: Ja, unbedingt!

00:16:54: Also das ist auch immer wieder in Personalgesprächen gefeedbackt worden, dass das Team noch nie so gut war wie jetzt.

00:17:01: Super.

00:17:02: War sicherlich auch ein Prozess über verschiedene, also sagen wir mal über Monate oder über Jahre sogar?

00:17:07: Auch

00:17:07: über Jahre. Und man hat ja immer Fluktuation in einer großen Praxis, aus unterschiedlichsten Gründen.

00:17:12: Und auch die, die uns verlassen mussten oder wollten, weil andere Entwicklungsschritte dran waren oder Wegzug oder sonstwas:

00:17:20: In jedem Exit-Gespräch war immer gesagt worden: "Aber das Team werde ich richtig vermissen."

00:17:29: Da gibt's aber noch mehr, oder?

00:17:31: Natürlich ist die gesamte BWL-Schiene eines der Kernthemen einer Kaufmännischen Leitung, wie es jetzt bei mir der Fall war.

00:17:39: Aber auch natürlich eine nicht-ärztlichen Leitung in dieser Konstellation, denn die Zahnärzte haben das bislang eventuell mit Dienstleistern gemacht und auch weiterhin möglicherweise.

00:17:51: Gleichzeitig braucht es aber diese eine Instanz, die die Schnittstelle zu den Prozessen und Strukturen dann herstellt.

00:17:57: Also, ich muss ja wissen, mit welchen Umsätzen plane ich?

00:18:01: Mit welchem Kosten plane ich? Welche Ergebnisse sollen rauskommen?

00:18:05: Und wo sind potenzielle Stellschrauben?

00:18:07: Also welches Handeln führt zu welcher Zahl, damit ich dann auch wirklich gucken kann, an welcher Stelle muss sich denn überhaupt einwirken.

00:18:15: Ja da haben wir beiden ja auch eine gemeinsame Vergangenheit, wo wir die erfolgreichen Konzepte entwickeln durften und das ... ich mag da einfach mal eben einhaken, weil da ist ja ein dermaßen großer Wirkhebel, wenn so... Die Musik in der Mehrbehandlerpraxis spielt ja einfach – wie in anderen, kleineren Praxen auch, aber ... – einfach auf der Einnahmenseite. Und wenn man dann nur mit den klassischen BWL-Kennziffern steuert, mit Rendite und Personalkostenquote...

00:18:41: Dann ist mein ja verraten und verkauft.

00:18:43: Also da bleibt ja so viel liegen an Potenzial.

00:18:46: Das heißt, dass du ja dann im Grunde diesen ganzen Bereich auch nochmal griffiger gemacht hast, ne?

00:18:52: Also eure Inhaber waren ja schon auch durchaus sehr BWL-kompetent.

00:18:56: Gleichzeitig hast Du in Deiner Position dann schon diesen Weg vom Zimmer zur Zahl zur Rendite nochmal ganz anders aufgeschlüsselt.

00:19:05: Ja,

00:19:06: aufgrund der zeitlichen Möglichkeiten und aber auch der argumentativen Möglichkeiten. Ähnlich wie man im Behandlungszimmer oft sagt, dass wenn die Assistenz über Preise aufklärt, das der erfolgreichere Weg ist beim Patienten,

00:19:21: weil man nicht unterstellt, dass die die Kohle einheimsen will,

00:19:26: ist bei mir auch so: Wenn ich die Transparenz in die Teamleiter-Ebene gebe zu Zahlen, dann unterstellt man nicht mir, dass ich die Gewinne einfahren möchte, sondern man unterstellt, dass ich an dem Praxiserfolg einfach interessiert bin.

00:19:39: Ja und da ist ja auch mal, du hast es gerade so gesagt, weil's für dich so selbstverständlich ist, nur wirklich auf der Teamleitungsebene mit Praxisdaten zu arbeiten,

00:19:48: das ist ja in den allermeisten Praxen noch gar nicht etabliert und auch da liegt dir ein riesiger Werthebel; in dieser Kommunikation über Daten, woraus dann Transparenz und also durch Transparenz auch Motivation freigesetzt wird

00:20:00: Und Vertrauen tatsächlich.

00:20:02: In dem Moment, wo ich transparenter werde.

00:20:04: Wo ich beteilige.

00:20:06: Wo ich die Menschen am Erfolg ja auch nicht nur monetär sondern einfach informativ beteilige, entsteht ein Gemeinschaftsgefühl und entsteht Vertrauen und der Wunsch auch mitwirken zu können.

00:20:19: Die Wirksamkeitsbedürftigkeit jedes Einzelnen ist ja immer da.

00:20:24: Und wenn wir gemeinsam auch die Ziele zusammen festlegen, was glaubt ihr denn heute stehen wir da?

00:20:30: Wenn wir die und die Maßnahmen jetzt angreifen, wo stehen wir dann mit unseren Zahlen nächstes Jahr?

00:20:35: Dann kommen echt qualifizierte Antworten.

00:20:39: Und die Motivation entsteht ja nie aus der nackten Zahl!

00:20:42: Nee, das ganz sicher nicht.

00:20:44: Wo entsteht denn die Motivation?

00:20:45: Wie hast du das denn freigesetzt und abgeholt?

00:20:47: Bei manchen durchaus auch aus Zahlen.

00:20:50: Da gibt es ja ganz unterschiedlich getriggerte Menschen.

00:20:52: Also manche wollen wirklich rein zahlenmäßig besser werden.

00:20:58: Aber das, was ja auch immer dahinter steht, ist ein gutes Miteinander – und Arbeit soll leicht sein.

00:21:03: Wir wollen nicht noch mehr Patienten.

00:21:05: Wir wollen nicht noch härter arbeiten, sondern es soll auch leicht sein.

00:21:09: Und darum geht's: Wenn man an Effizienzschrauben dreht, dann geht's darum, dass es leichter fällt, zu den Ergebnissen zu kommen.

00:21:17: Das

00:21:17: ist ja auch einfach das große Feld der Möglichkeiten.

00:21:20: Also man kann Preise beim Patienten nicht durch die Decke anheben und man kann auch keine Kosten oft einsparen.

00:21:25: Also es ist ja der Effizienz-Hebel, den wir für die großen Praxen brauchen und greifbar machen dürfen.

00:21:31: Jetzt sag mal ganz konkret: für das Assistenzteam, die Teamleitung.

00:21:35: Kannst du zwei oder drei Kennziffern sagen, die die Team-Leitung an die Hand bekommen hat?

00:21:39: Oder an die Hand bekommt regelmäßig?

00:21:41: Assistenz-Teamleitung jetzt mal so rausgenommen

00:21:43: Ja, unbedingt bekommen die auch Honorar-Stundensätze der Zahnärzte ...

00:21:48: Als Teamgröße oder als Einzelwert für jeden Zahnarzt?

00:21:51: Das kommt auf die Entwicklungsstufe an.

00:21:52: Wir haben angefangen mit der Team-Größe und gehen aber auch auf die Einzelbehandler-Ebene, insbesondere dann, wenn starke Unterschiede sind bei den Behandlern und unterschiedliche Handlungsräume dann aufgemacht werden müssen.

00:22:06: Eine weitere Kennzahl ist natürlich die MKV-Quote, weil das auch direkt immer mit Schulungsbedarfen möglicherweise in der Kommunikation von Mehrkostenvereinbarungen einhergehen kann, weil die Assistenz ja auch zusätzlich zu der Zahl immer wissen muss, was mache ich denn damit?

00:22:24: Das ist dann angelehnt an das, was sie tun können.

00:22:28: In vielen Praxen ist es ja eben noch nicht so, dass auf Teamleitungs-Ebene mit Daten gearbeitet werden.

00:22:32: Deswegen möchte ich doch nochmal nachfragen – wie ist dein Erfahrung?

00:22:35: War das ein längerer Weg?

00:22:37: Ja, das ist auf jeden Fall ein Weg in Etappen.

00:22:40: Die Mitarbeitenden oder die Teamleitenden können sehr gut an Zahlen rangeführt werden, weil sie auch ein Interesse daran haben. Nur, damit umgehen zu können,

00:22:50: das steht dann manchmal noch auf einem zweiten Blatt.

00:22:54: Man möchte weder Ängste schüren, noch möchte man zu starke Begehrlichkeiten wecken,

00:22:59: wenn man zu viele Zahlen oder die falschen Zahlen offenlegt, aber sich über so ein gewisses Datenset, über Verhältniszahlen, die jetzt nicht unbedingt direkt auf die gesamte BWL schließen lassen, sich anzunähern und dann aber sukzessive den Radius immer weiterzuziehen und immer mehr zu veröffentlichen, das macht auf jeden Fall Sinn.

00:23:21: Mit welchen Daten munitioniere ich die Themenleitungsebene?

00:23:25: Das ist ja schon auch ein wichtiger Entwicklungsschritt, wenn die Praxis in der entsprechenden kulturellen Reife angekommen ist. Vorher

00:23:32: macht man damit mehr kaputt als heile.

00:23:34: Aber

00:23:35: gleichzeitig ist den Teamleitenden ja auch das Finden von smarten Zielen bekannt, die Ziele dann messbar zu machen, braucht ein gewisses Datensetting und dann kann man überlegen, Mensch welche Themen haben wir denn mit dem Assistenzteam vor?

00:23:49: Und was wäre denn eine geeignete Kennzahl um das abzubilden?

00:23:52: Dann kann man natürlich den Weg total charmant auf die Zahlenebene finden.

00:23:56: Ja, da könnten wir uns jetzt drin verlieren.

00:23:58: Aber wir wollen ja jetzt hier über die Kernaufgaben auf der Position der nicht-ärztlichen Leitung reden.

00:24:04: Dann lass uns mal einen Schritt weitergehen.

00:24:07: Die Handlung abzuleiten aus dem Zahlenwerk, was man dann miteinander bespricht, ist eben auch ein entscheidender Faktor.

00:24:14: Manchmal sind die Mitarbeitenden an der Front, sage ich mal, gar nicht in der zeitlichen Lage, sich mit den Möglichkeiten zur Lösung zu beschäftigen.

00:24:24: Wenn ich jetzt nur mal als ganz profanes Beispiel Materialwirtschaft und Lagerhaltung nehme.

00:24:30: Dann haben diejenigen, die sich mit Einkauf beschäftigen, möglicherweise gar nicht die Idee, wie sie eine Excel-Tabelle anfertigen.

00:24:38: Auf einfachem Wege damit die Preise für weiterberechnete Materialien auch immer, oder Preissteigerungen, eins zu eins in die Abrechnung finden, damit diese Preise auch weitergegeben werden. Oder sich mit Digitalisierungsprojekten auseinanderzusetzen um die Lagerwirtschaft effizienter zu gestalten.

00:24:56: Da braucht es also dann deine Impulse und auch deine Vorarbeiten.

00:24:59: Ich meine, Excel-Tabelle zu erstellen gehört glaube ich auch nicht in... Lernt man das in der Berufsschule?

00:25:04: Als ZFA?

00:25:05: Ich glaub' nicht,

00:25:05: ne?

00:25:05: Nee!

00:25:07: Das ist meistens dann persönliches Interesse was jemand mitbringt oder nicht.

00:25:11: Oftmals braucht man nur Excel zu sagen und dann gehen schon die Scheuklappen hoch.

00:25:16: Ja, hätte mich jetzt auch sehr gewundert, wenn das in der Ausbildung vorkommen würde, aber ich wollte es zumindest mal abgefragt haben.

00:25:21: Ja, bevor jemand sich dann hinsetzt und handschriftliche Listen macht, die dann wieder abgetippt werden, braucht's einfach dann die Idee.

00:25:27: Und da ist man dann Impulsgeber, wenn man mit einem anderen Kompetenzbereich oder mit anderen Fähigkeiten kommt, um Dinge einfach schlanker abzuwickeln, weil ansonsten bleiben sie zu lange liegen, wenn sie aufwendig sind.

00:25:40: Okay, also da im Grunde Dinge Excel abzubilden,

00:25:42: Strukturen zu bauen, dafür dass danach diese Steuerung und auch das wirtschaftliche Haushalten funktionieren kann,

00:25:51: ja, Innovationsbeschleuniger zu sein auch.

00:25:53: Indem man sich Marktüberblicke verschafft, indem man Ideen ranholt, in dem man zum Beispiel das Anmeldungsteam zusammen holt und sagt, hey Leute ihr seid unterbesetzt!

00:26:02: Wir haben Möglichkeiten durch, eine KI-gesteuerte Telefonannahme, wir können elektronisches Terminbuch einführen, wir können dies und das, welche Ideen habt ihr noch zusätzlich?

00:26:13: Und dann gemeinsam zu überlegen, was setzen wir davon um, was setzen wir davon nicht um. Diese Ideen kann man sich im Alltag selten machen, wenn man sich nicht persönlich dafür ganz tüchtig interessiert und das in seiner Freizeit tut.

00:26:26: Hast du dann Workshops gemacht?

00:26:27: Oder wie hast du das organisiert?

00:26:29: Ja genau, das innerhalb eines Team-Meetings dann mit explizit ein bisschen verlängerter Zeit natürlich, damit man das Brainstorming machen kann, ja,

00:26:38: wurden Ideen gesammelt, nachher auf die Handlungsebene gebracht.

00:26:42: Allein das Durchführen solcher Workshops, das funktioniert natürlich nicht, wenn jetzt diese Position nicht besetzt ist.

00:26:47: Ja, genau!

00:26:48: Das ist auch einer dieser Bausteine der Führungskräfteentwicklung, dass Meetings einfach mit einer Methodenkompetenz unterlegt werden so dass Ziele und Ergebnisse erreicht werden, dass man nicht immer wieder übers Gleiche spricht, sondern dass Team-Meetings auch wieder Freude machen und eine Wirksamkeit spürbar wird, für jeden Einzelnen der daran teilnimmt.

00:27:09: Wenn ich jetzt so Inhaberin bin von einer großen Praxis, was sind die drei, vier wirklich Kernvorteile, die ich davon habe wenn ich diese Position in meinem Leitungsteam baue und auch qualifiziert besetze?

00:27:20: Was hab' ich davon?

00:27:22: Ich bin mir sicher, dass du mehr Freizeit hast.

00:27:27: Weil du dich um einige Dinge einfach nicht mehr kümmern musst, aus dem Set, das wir jetzt gerade schon besprochen haben. Dass du mit einem guten Gefühl einschlafen kannst, weil du weißt, du bist nicht allein.

00:27:43: Diese Mammutaufgabe, so ein großes Team zu führen und alleine für alles verantwortlich zu sein, die ist einfach anstrengend und stressig.

00:27:54: Und wenn man weiß, da ist noch jemand, der vielleicht mit nem anderen Fähigkeiten-Set kommt, der einfach als Gesprächspartner dient, auf Augenhöhe, das gleiche will wie du, nämlich gemeinsam erfolgreich sein.

00:28:07: Das macht so vieles so viel leichter!

00:28:11: Ja, jetzt gibt es ja... Gut, du kommst aus dem Beraterhintergrund.

00:28:13: Jetzt gibt's auch andere Vorbildungen mit denen man in diese Position reingehen kann.

00:28:20: Wenn das alles sich so ein bisschen kryptisch anhört, dann liegt es einfach daran, dass die Zahnarztpraxen noch keine Routine haben in der Besetzung dieser Position. Wir sind unverändert bei der kaufmännischen Leitung oder bei der Personal- und Praxisentwicklungsposition oder bei People Manager oder People and Culture oder wie wir das nennen wollen.

00:28:40: Und was wir beobachten ist, dass schon ein kulturbildungswissenschaftlicher Hintergrund eine gute Historie sein kann.

00:28:47: Wir haben ja schon einen Podcast gemacht mit Nina Brach, die diese Position auch bekleidet – mit einem etwas anderen Zuschnitt, aber doch durchaus auch vergleichbar.

00:28:56: Als Kulturmanagerin ist sie eingestiegen, mit Coaching-Ausbildung.

00:29:00: Dann gibt es ja auch durchaus Menschen, die schon mal in der Praxis eine Ausbildung gemacht haben und dann nochmal ins Studium fürs Gesundheitsmanagement gegangen sind.

00:29:10: Und sich damit weiterentwickelt haben.

00:29:13: Betriebswirtschaft mit Personalschwerpunkt kann durchaus auch eine Qualifizierung sein oder verschiedene Quereinstiege sind da auch durchaus denkbar, oder Birgit?

00:29:22: Ja, man kann auch eigenes Personal durchaus dahin qualifizieren.

00:29:27: Oder wenn sie sich selber qualifizieren durch ergänzende Studien, die sie einfach absolvieren im Gesundheitsmanagement oder im Change-Management.

00:29:39: Oder wo auch immer da die Interessenschwerpunkte sind.

00:29:41: Ja, Dreh- und Angelpunkt ist wirklich auch die Bereitschaft zur Selbstreflektion, zur eigenen Weiterentwicklung. Schonungslos dorthin zu schauen, wo die eigenen blinden Flecken liegen und dann wirklich die Bereitschaft zum Wachsen.

00:29:55: Und, ja, braucht auch immer so eine gewisse... Fehlerbereitschaft und persönliches Coaching hilft ja durchaus auch manchmal, um in der Position gut klarzukommen.

00:30:04: Ja vor allem dieses nicht aufhören sich selber weiterentwickeln zu wollen. Weil die Rezepte von gestern einfach nicht mehr die für morgen sind.

00:30:14: Abstraktionsfähigkeit ist wichtig.

00:30:16: Dann, schon auch die Fähigkeit auf Metaebene immer mal zu wechseln und Prozessanalysen durchzuführen auch Komplexität zu verstehen, also die Wahrnehmung wie hängt jetzt der Führungsprozess mit der Betriebswirtschaft und den Strukturen zusammen?

00:30:32: Das sind ja schon auch Herausforderungen.

00:30:34: Es ist nicht so jedem gegeben, nicht jeder hat die Voraussetzung für diese Position.

00:30:38: Nein, überhaupt nicht!

00:30:38: Und gerade dieses Komplexitätsthema, das du ansprichst, das fällt vielen, glaube ich, schwer zu verstehen.

00:30:46: Das ist auch immer wieder das, wo man drüber spricht, wenn es an irgendeiner Stelle zu Konflikten kommt, weil diese Vielschichtigkeit der großen Praxis von den Wenigsten erkannt wird.

00:31:00: Ja, und auch dann damit die Ansatzpunkte, wo man wirklich einen Praxisverlauf optimieren kann.

00:31:06: Das ist auch häufig nicht offenkundig.

00:31:09: Also man darf da schon in einer Wertschöpfung ein bisschen tiefer gucken und bohren, um zu schauen, wo denn da jetzt ein Ansatzhebel ist, wenn, ja beispielsweise eine Rendite gesteigert werden darf.

00:31:19: Naja, und wir haben halt mit Menschen zu tun.

00:31:22: Ja,

00:31:22: People Business!

00:31:24: Und es steht und fällt wirklich ganz viel mit der Konstitution der handelnden Personen.

00:31:31: Es werden keine Handtaschen verkauft und auch keine Reisen und das ist schon ein besonderes Business.

00:31:37: Genau, so damit kommen wir Richtung Ende unseres Podcasts.

00:31:41: Wolltest du noch einen Punkt unterbringen, Birgit?

00:31:43: Was fehlt uns gerade noch?

00:31:44: Ich glaube aber... wir haben es angerissen: dass man ein gewisses Set an Fähigkeiten mitbringen darf und das würde ich gerne noch anbringen:

00:31:55: Das ist die dienende Haltung, in der man in Erscheinung treten darf.

00:32:00: Wenn man Teil der Praxisleitung ist, gehört man zwar zu den ja in Anführungszeichen Mächtigen der Praxis, gleichzeitig kann man aber nicht ohne das Team wirksam sein.

00:32:11: Und es ist wichtig, dass man Harmonie und Freundschaft, da nicht mit Professionalität verwechselt.

00:32:19: Ich kann ganz nah am Team sein und ich kann jedem die Aufmerksamkeit geben und die Wertschätzung geben, die er braucht, um eine gute Performance beizutragen.

00:32:30: Aber ich werde wahrscheinlich nicht die beste Freundin sein im Team.

00:32:36: Das ist ja auch, wenn die Weiterentwicklung in die Teamleitungsposition ansteht,

00:32:40: das ist schon immer ein Lernprozess, ne?

00:32:42: Ja, sie merken das durchaus, dass sie plötzlich nicht mehr nur Teil des Teams sind.

00:32:49: Genau, und sich dann dort einzuruckeln, wohlzufühlen.

00:32:52: Und auch das ist im Grunde die nicht-ärztliche Leitung, dann den Teamleitern diese Sicherheit auch mitzugeben und auch dort für Gespräche zur Verfügung stehen nach da die Potenzialentfaltung voranzutreiben

00:33:05: Auch dass sie sich nicht alleine fühlen.

00:33:08: Ja, zusammenfassend: Es ist also schon eine herausfordernde Position, gleichzeitig eine die viel Freude bringen

00:33:16: kann? Ja, sehr. Wenn man sieht, wie so ein Team sich entwickelt und wie Menschen in ihre Stärke kommen.

00:33:23: Das ist mehr als befriedigend.

00:33:28: Genau, ja.

00:33:29: Und die systematische Qualifikation, das möchte ich hier nochmal ergänzen,

00:33:33: die macht natürlich auch ein Großteil des Erfolges aus.

00:33:37: Ja es hat Gründe, warum wir eine spezialisierte Academy aufgebaut haben, warum wir Führungskräften in Zahnarztpraxen das Rüstzeug vermitteln ... Und der Grundschüler, der die Abitur-Prüfung ablegen soll,

00:33:49: das ist auch manchmal mit wenig Eerfolgversprechen verbunden, und genau das ist in den Praxen einfach noch viel zu oft der Fall:

00:33:55: Dass Menschen auf Positionen gesetzt werden, ein neues Feld im Organigramm belegen, ohne dass da die entsprechende Qualifizierung begleitend reingesetzt wird.

00:34:05: Das jetzt nochmal eben abrundend auch von der Academy-Seite. Ja, liebe Birgit,

00:34:11: vielen Dank dafür, dass du hier mit uns das Feld beleuchtet hast und uns an deinen Erfahrungen teilhaben lassen

00:34:18: hast.

00:34:19: Ja, sehr gerne.

00:34:19: Ich danke dir!

00:34:21: Vielen Dank für eure Zeit.

00:34:22: Danke fürs Zuhören und gerne bis

00:34:24: bald.

00:34:25: Tschüss.