(008) „Hier kriegt man ja gar nichts mit.“ – wie Kommunikationstools Teamerleben und Effizienz stärken

00:00:00: Herzlich willkommen bei Dental Spirits, dem Podcast für alle, die sich für gesundes

00:00:11: Praxiswachstum interessieren. Dieser Podcast bietet dir Inspiration und ganz konkrete Tipps

00:00:17: für die komplexen Herausforderungen der wachsenden Zahnerspraxis.

00:00:20: Mein Name ist Maike Klapdor und heute habe ich das Vergnügen direkt mit zwei Herren

00:00:26: im Podcast-Studio sitzen zu dürfen. Herzlich begrüße ich Dennis Skrubel,

00:00:31: Forst 42, eine unternehmerisch geführte Mehrbehandlerpraxis in der Nähe von Berlin.

00:00:38: Herzlich willkommen, lieber Dennis. Hi. Und an meiner rechten Seite sitzt der

00:00:43: liebe André Stappert, der bei uns in der Akademie zuständig ist für Gesamtkoordination,

00:00:49: Er hält die Fäden alle zusammen. Er hat ein hohes Gespür für Komplexität und ich bin sehr glücklich,

00:00:58: dass André bei uns ist, er ist als Historiker mit Sozioorganisationalem Hintergrund,

00:01:03: mit Niklas Luhmann und allem, was ihm begeistert für diejenigen, die da etwas tiefer einsteigen

00:01:07: mögen, bei uns an Bord und wird heute mit uns zusammen das Thema rund um die Kommunikationssoftware

00:01:16: erhellen. Also wir sitzen jetzt hier zu dritt um euch, liebe Hörerinnen und Hörer, davon zu

00:01:22: überzeugen, dass ab einer gewissen Praxiswachstumsstufe nichts an einer Kommunikationssoftware vorbeigeht.

00:01:31: Noch mal eben für die Einordnung, wir haben schon in früheren Podcast-Folgen fallen lassen,

00:01:37: haben auch dafür schon eine Skizze bereitgestellt in den Show Notes, die werden wir jetzt auch noch

00:01:40: mal anhängen. Das rund um die Einstellung des dritten Angestellten Zahnarztes, der dritten Angestellten

00:01:47: Zahnärztin, verändern sich die organisationalen Abläufe grundlegend, es verändert sich das

00:01:53: gesamte Prinzip des Geldverdienens grundlegend, die Erfolgslogik wird eine andere und die

00:02:01: Komplexität steigt exponentiell ab diesem Punkt, das ist eine Teamgröße von rund 15 bis 18, 

00:02:07: rund um den dritten Angestellten Zahnarzt ist dabei ein größer Marker, und da geht es ja dann um die

00:02:13: Frage, was ist denn dann anders? Es verändern sich Dinge in Erführung, es verändern sich Dinge in

00:02:19: der betriebswirtschaftlichen Steuerung und und das ist heute unser Schwerpunkt, es verändert sich

00:02:23: etwas rund um den Strukturausbau und da haben wir heute eine sehr fokussierte Podcast Folge. Ja,

00:02:30: jetzt habe ich viel geredet, lieber Dennis, erzählen uns doch mal, welche Software nutzt

00:02:36: ihr, also Kommunikationssoftware möchte ich noch mal voran schicken, es gibt Medikit, es gibt

00:02:40: Slack, es gibt Teams, I know, A-Work, es gibt jede Menge und wenn wir jetzt hier spezifisch über

00:02:47: eine reden werden, hängt das auch natürlich damit zusammen, dass es die ist, die in Dennis Praxis

00:02:53: Anwendung findet. Ja, lieber Dennis, an welcher Stelle trat denn eure Software in dein Leben und

00:03:00: warum? Das war ein Schlüsselerlebnis, also hallo erstmal. Das war echt ein Schlüsselerlebnis für

00:03:06: uns. Wir haben ein ziemlich gutes, organisches Wachstum hinter uns, die Praxis ist bis auf

00:03:12: jetzt gerade aktueller Stand, 45 Leute angewachsen und man hat eben gemerkt, die Arbeitszeitmodelle

00:03:18: der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verändern sich, das was früher Vollzeit war, es sind heute

00:03:24: alle nur erdenklichen Arbeitszeitmodelle und wir haben Mitarbeiterinnen, die sind eben nicht jeden

00:03:30: Tag in der Praxis und in der Wachstumsphase kommt man natürlich immer wieder an den Punkt, dass

00:03:35: neue Leute ongebordet werden und so kam es dann mal dazu, wir hatten damals, haben wir es noch

00:03:39: Dienstberatung genannt. Dienstberatung. Wir hatten eine, wie wir es heute, Teamsitzung nennen würden

00:03:47: ja und eine frisch ongebordete Mitarbeiterin, die war vielleicht zwei Monate bei uns, meldete sich

00:03:53: zu Wort und sagte, eins muss sich hier mal los werden, in so einer riesen Praxis, das habe ich

00:03:57: ja vorher nicht gewusst, hier kriegt man ja gar nichts mehr mit. Wenn du hier nicht 40 Stunden

00:04:02: arbeitest, dann bist du eigentlich raus und erfährst immer alles als Letzte und während

00:04:10: sie das so sagte, merkte man ziemlich viel Frust, sie war gewohnt überall, wo sie bisher gearbeitet

00:04:15: hat das Beste zu geben und hat sich dann hier ja quasi geaut und sagte, ich kann hier gar nicht mehr

00:04:21: funktionieren, weil die Informationen gar nicht zu mir vordringen und das bringt mich manchmal in

00:04:26: die missliche Lage, dass ich in Fettnäpfchen trete, weil ich irgendwas nicht gehört habe. Das war für

00:04:31: mich der Punkt, wo ich gesagt habe, ich recherchiere mal, was es da gibt. Ja, das war jetzt meine

00:04:36: Frage gewesen, Lösungsorientierung in dir verankert, in dir verkörfert, lieber Dennis, du

00:04:41: gingst dann auf die Suche. Ja, richtig, wir haben natürlich erst mal über alle analogen Lösungen

00:04:47: nachgedacht, ich hatte mich bis zu dem Zeitpunkt noch nicht mit Softwarelösungen beschäftigt. Also

00:04:52: Whiteboard, den News des Tages im Aufenthaltsraum, was man da so macht. WhatsApp-Gruppe? WhatsApp-Gruppe gab es,

00:05:00: also nicht ja, doch genau gab es, hat sich aber nicht als funktionell gutes Tool bewährt. Das

00:05:09: kam eigentlich nicht in Frage, um dieses Problem zu lösen. Ja, und irgendwie kam mir dann so der

00:05:14: Begriff der informellen Gleichberechtigung. Also unabhängig davon, ob du in der Praxis 10, 20

00:05:21: oder 40 Stunden arbeitest, war für mich das Ziel, dass die Leute alle eigentlich ein Recht darauf

00:05:26: haben, dieselben Dinge zu erfahren, dass du hier keinen besser oder schlechter behandelst. Und ja,

00:05:31: gut, man konnte das googeln. Das ist im Grunde auch in deinem Interesse als Unternehmer, ist, dass

00:05:37: alle Leute informiert sind. Absolut. Also multi-perspektivisch im Prinzip. Multi-perspektivisch, die

00:05:43: Leute haben es natürlich viel leichter, Teil des Teams zu sein, wenn sie wissen, was passiert, die

00:05:49: Prozesse laufen besser und ja viele, viele andere Aspekte, die jetzt aus unserer heutigen Perspektive

00:05:56: es fast unmöglich machen, so ein großes Schiff ohne geeignete Plattformen zu lenken. Genau,

00:06:01: bevor uns natürlich sehr interessiert, was das im Detail bedeutet. Kurzer Blick so auf die

00:06:05: Abstraktionsebene. Was ist das so? Was passiert da, organisationssoziologisch? Ja, ich meine,

00:06:10: es liegt ja fast auf der Hand. Also du hattest anfangs schon über unser Praxisgrößenmodell

00:06:16: gesprochen und was passiert mit der wachsenden Praxis? Es wird quantitativ mehr und irgendwann

00:06:20: steht das Ganze natürlich qualitativ auch um. Es wird alles viel komplexer und das bedeutet natürlich

00:06:25: auch, dass wir dann irgendwann den Fall haben, dass genau die Leute sich irgendwie nicht mehr

00:06:30: regelmäßig alle zu Gesicht bekommen. Dementsprechend geht einfach viel aneinander vorbei und

00:06:36: untereinander verloren und ein ganz wesentliches Merkmal in der Organisationsentwicklung wirklich

00:06:40: im reinsten Sinne, wenn man so möchte, ist natürlich dann auch die Frage, wie binde ich

00:06:44: Abwesende im Prinzip ein. Wie stelle ich sicher, dass sie sich weiter integriert fühlen, a)

00:06:50: gesehen fühlen, aber b) auch wirklich abgeholt fühlen. Was läuft denn hier gerade? Und da ist

00:06:56: so ein Kommunikationstool natürlich dann irgendwann unausweichlich, wenn man alle auf einem, idealerweise

00:07:01: auf dem gleichen Kanal, der eine gewisse Verbindlichkeit hat, wo ich sicherstellen kann, dass ich zu

00:07:07: dem Thema genau auch die Person erreiche, die ich erreichen möchte, will oder soll, dass das

00:07:12: sichergestellt wird. Und ich glaube, da ist so ein Kommunikationstool ein ganz entscheidender

00:07:16: Fortschritt an vielen Stellen und ich glaube, du hast es ja gerade im Prinzip schon angedeutet,

00:07:20: am Ende fragt man sich dann irgendwie, "Wie hat das eigentlich vorher alles geklappt?" oder "Warum

00:07:24: ist uns das nicht früher eingefallen?", dass wir hier eine Lösung für brauchen, die genau so

00:07:28: funktioniert und jenseits von den klassischen Medien, wenn man so. So Dennis, jetzt interessiert

00:07:35: natürlich alle, wie bist du es denn angegangen? Ja, für mich war wichtig, dass ich ein Tool finde,

00:07:40: was mehrere Use Cases in sich vereint und dabei bin ich auf Medikit gekommen. Es gibt viele andere

00:07:46: Programme, die auch in eine ähnliche Richtung gehen. Für uns hat sich dieses System eigentlich von

00:07:52: Anfang an als sehr attraktiv dargestellt. Und das vor allen Dingen, weil wir gemerkt haben, dass es

00:07:59: noch viel mehr Themenbereiche gibt, die wir damit eigentlich abdenken können. Es geht ja bei uns

00:08:02: häufig in den Praxen um das Thema Qualitätsmanagement, was mehr so ein Stiefkind ist. Also ich muss es

00:08:06: machen, aber habe keine Lust und keine Zeit. Hier haben wir schnell gemerkt, dass so eine

00:08:11: Plattform oder so eine App, so eine Software, viel mehr auch wie ein Wissensspeicher einer Praxis

00:08:18: funktionieren kann. Denn es sind so viel Wissen, was man erwirbt jeden Tag, jede Woche, jedes Jahr,

00:08:24: was verpufft, was vielleicht Inselwissen von einzelnen bleibt. Und hier haben wir entdeckt,

00:08:30: dass wir auch gerade durch die Möglichkeit hier eine Suchfunktion, eine Begriffssuchfunktion zu

00:08:35: nutzen, all unsere wichtigen Insights, die wir so auf der Reise mitnehmen, auch für andere Leute

00:08:40: greifbar und findbar machen können. Ja, und dann ist ja so dieses "Hilfe, noch eine Software, Dennis,

00:08:46: was hast du da vor?" Also ich kann mir vorstellen, dann sind direkt jede Menge Stimmen in der Praxis

00:08:50: aufgetaucht, die hier die große Fragen stellen. Genau. Die Komplexität, die unsere Software-Lösung

00:08:57: erstmal vordergründig hat, ist natürlich Fluch und Segen zugleich. Einerseits ist es sehr,

00:09:02: sehr vielfältig, was man hier machen kann, welche Bedürfnisse eines großen Teams hier auch

00:09:08: befriedigt werden. Auf der anderen Seite stellt es die Leute schon vor, die Aufgabe sich darauf

00:09:12: einzulassen. Und umso wichtiger ist natürlich, dass der Onboarding-Prozess einmal seitens des

00:09:17: Softwareanbieters, aber auch die feste Überzeugung, dass sowas Chefsache ist in der Praxis und dass

00:09:24: das ernst genommen wird. Das ist enorm wichtig für die erfolgreiche Einbettung so einer.

00:09:29: Ich höre aus, du hast es zur Chefsache gemacht. Ihr seid mit 45 Leuten unterwegs,

00:09:33: sieben Zahnärzte, du bist einer der Umsatzträger und du hast es zur Chefsache gemacht.

00:09:38: Genau. Was hat dich dazu bewogen? Was hat das bedeutet? Auch in Zeitportionen, in Prozessabläufen,

00:09:45: kannst du das beschreiben kurz? Ja, grundsätzlich glaube ich bin ich schon derjenige, der eine hohe

00:09:52: Affinität für Struktur und für Softwarelösungen hat, weil ich hier auch ziemlich viel Potenzial

00:09:57: sehe. Das hat dazu geführt, dass ich mich außerhalb meiner Arbeitszeit eben sehr intensiv einmal

00:10:03: mit den Funktionalitäten auseinandergesetzt habe, aber viel mehr und damit steht und fällt sowas

00:10:08: auch mich inhaltlich sehr, sehr stark involviere. Das mache ich auch heute noch, indem ich zum

00:10:13: Beispiel wirklich fast jede Nachricht lese, die dort ausgetauscht wird und auch ganz genau prüfe,

00:10:21: ob es etwas ist, was ich kommentieren oder irgendwo, wo ich interagieren muss.

00:10:28: Was macht es mit Menschen, wenn da so eine neue Software kommt? Was geht da ab?

00:10:33: Ja, ich glaube, das ist ganz unterschiedlich. Also das hängt natürlich immer da zusammen,

00:10:37: wie die einzelne Person vorgeprägt ist und wie viel Vorerfahrung sie natürlich auch mit der

00:10:42: Einarbeitung in verschiedene oder neue Softwares hat. Ich glaube, es ist aber ganz entscheidend,

00:10:46: dass man dann da immer von dem Anwendungsfall oder dem User ausgeht, der möglicherweise da die

00:10:52: größten Schwierigkeiten hat, sich damit auseinanderzusetzen und da reinzufinden. Und ich

00:10:58: glaube, es ist ganz wichtig, dass man diesen Personenkreis ganz besonders abholt. Und ich weiß

00:11:04: nicht, auf welche Herausforderung seid ihr an der Stelle vielleicht gestoßen, Dennis?

00:11:07: Eine Hauptherausforderung ist natürlich die Flut an Informationen, die plötzlich sichtbar wird.

00:11:15: Und es erfordert ein ganzes Stück weit Disziplin gerade am Anfang zu schauen. Und das ist ja,

00:11:20: wenn ich eine Kardinalfunktion von solchen Programmen, dass man die Adressaten hier sehr,

00:11:27: sehr genau festlegt. Man hat die Möglichkeit, Gruppen anzulegen, was es leichter macht in

00:11:32: der Auswahl der Adressaten. Man hat die Möglichkeit, Einzelpersonen anzuwählen. Und

00:11:37: hier war es in den ersten Monaten eine große Herausforderung. Und wir mussten sehr viel für

00:11:42: Akzeptanz werben bei den Leuten, die gesagt haben, ist das einfach zu viel und der Schlüssel war am

00:11:46: Ende eine klare Regel aufzustellen. Für wen ist was wichtig und was nicht wichtig? Also da musste

00:11:53: man auf die Kultur ein bisschen prägend einwirken. Und dann funktioniert das aber auch

00:11:57: ziemlich gut. Und je mehr und je länger man die Software nutzt, desto mehr merkst du eigentlich,

00:12:02: welche Themen vorher auf der Strecke geblieben sind und welche jetzt sehr, sehr schnell und

00:12:07: sehr, sehr gut gelöst werden. Also die Wirksamkeit und die Verbesserung für die Prozesse wird

00:12:12: extrem schnell für die Mitarbeitenden erlebbar. Und dadurch steigt die Akzeptanz. Wie oft gucken

00:12:17: die Leute so rein oder haben sie eine App? Genau. In unserem Fall ist es eine wirkliche App auf dem

00:12:24: Smartphone, sowohl auf Android oder Apple-Geräten. Anfangs gab es kurz Bedenken darüber, ob diese

00:12:32: App auf einem privaten Smartphone was zu suchen hat. Und wir konnten das eigentlich recht gut

00:12:36: frame und die Leute sind dann auch recht schnell mitgegangen. Gibt es eine Regel, wie auch sie

00:12:41: da reingucken sollen? Nee, wir haben da nichts schriftlich fixiert. Es gibt von uns ab und zu

00:12:47: den Hinweis, dass wir Leute, von denen wir feststellen, dass sie ein sehr, sehr starkes

00:12:52: Unterengagement haben, doch vielleicht darüber reflektieren, ob sie davon profitieren könnten,

00:12:57: öfter reinzuschauen. Aber ich habe mich bewusst dagegen entschieden, hier ganz klare Regeln

00:13:02: aufzustellen, weil es doch so ist, dass man sehr viel Zeit in der Freizeit, in der App verbringt.

00:13:07: Also das kann ich von mir sagen, aber das betrifft auch ein Großteil des Teams. Man merkt sehr

00:13:12: unterschiedliche Affinitäten. Es gibt Leute, die das offensichtlich extrem genießen und sich da auch

00:13:16: in ihrer Freizeit sehr stark beteiligen, damit auch einen sehr, sehr großen Beitrag zur erlebten

00:13:21: Teamkultur leisten. Und es gibt andere, die es reduziert nutzen, um am bald zu bleiben, um proaktiv

00:13:29: in die App hineinzugehen. Der Vorteil ist, dass du Push-Nachrichten aktivieren und deaktivieren

00:13:34: kannst oder auch Abwesenheit im Urlaub einzustellen, sodass man ein Stück weit arbeitsrechtlich

00:13:41: auch sauber bleibt und die Leute in der Lage sind, selber zu entscheiden, wie viel Engagement sie da haben möchten.

00:13:46: Und so die, sagen wir mal, zwei zentrale Vorteile, wo du sofort festgestellt hast,

00:13:51: damit war sofort vieles anders? Ja, das sind mehrere Dinge, aber was für mich besonders

00:13:56: merklich auch zu meinem eigenen Wohlbefinden zugetragen hat, ist, dass diese 150 Gedanken,

00:14:06: die man als Unternehmer den ganzen Tag so mit sich herum schleppt. Da siehst du, hier ist die

00:14:09: Fußleiste, lose, da ist eine Glybienne kaputt. Und ich habe schon zum 30. Mal gesagt, dass ich

00:14:16: diesen oder jeden Prozess eigentlich gerne anders hätte oder ich möchte einer Mitarbeiterin Danke

00:14:21: sagen, weil sie irgendwas erledigt hat, aber sie ist heute gar nicht im Dienst. Die schleppt man mit sich

00:14:25: die nehmen er mir nach Hause und irgendwann ist der Kopf weg.

00:14:27: voll. Ich kann all diese Gedanken jetzt quasi in Medikit verschriftlichen und damit sind sie

00:14:32: aus dem Hinterkopf raus. Das heißt, so psychohygenisch hat so eine Applikation, glaube ich, für viele

00:14:38: Leute, die da ein bisschen was los werden können, auch einen Rieseneffekt. Ja. Wie viel Zeit ist

00:14:44: für dich bei der Einführung von Medikit mit der Sache verbunden gewesen? Das kann ich nicht

00:14:50: genau quantifizieren, aber... Es macht dir einfach Spaß, ne? Hör ich so raus? Ja, mir macht das Spaß.

00:14:55: Für mich ist das toll, einfach weil ich jetzt erlebe, ja, vielleicht so. Man erlebt ja durch die

00:15:02: Verschriftlichung auch die eigene Praxiskultur ganz anders. Wir haben ein großes Gebäude,

00:15:06: wir haben elf Behandlungszimmer, ich kann nur in einem gleichzeitig sein. Das heißt, all die

00:15:11: schönen Dinge, die in anderen Zimmern passieren. Der glückliche Patient oder das tolle Miteinander

00:15:15: zwischen einer Zahnärztin und ihrer Stammassistenz, das erlebe ich ja nur vom Hörensagen. Und dadurch,

00:15:20: dass aber hier in dieser App auch kommuniziert werden kann über diese Dinge, ist das ehrlich gesagt

00:15:26: ein sehr, sehr schöner Abschluss des Tages. Wenn man so abends noch einmal kurz durchschaut, welche

00:15:31: Nachrichten habe ich noch nicht gelesen oder... Hier gibt es so eine Art Facebook, ja, das nennt

00:15:37: sich Moments bei uns, wo ein Foto hochgeladen wird und ein paar Kommentare da sind. Und wenn es

00:15:42: einfach nur das Dankeschön ist für einen Kuchen, der von der Auszubildenden gebacken wurde, ja,

00:15:46: also erlebte Teamkultur auch für den Chef immer irgendwie noch ein sehr positiver Impuls. Das heißt

00:15:51: auch, dass schon drauf auch, dass solche Dinge bewusst geteilt werden und dass so die positive

00:15:56: Stimmung, die aus dem mitgebrochten Kuchen oder der zufriedenen Patientin entstehen, auch für

00:16:00: alle erlebbar wird, ja? Ganz genau, das ist mir sehr, sehr wichtig. Das hat am Anfang ein paar Impulse

00:16:06: gebraucht, um da auch eine breite Bereitschaft zu erzeugen, dass die Leute sich hier wirklich

00:16:11: stark involvieren. Was unser Wunsch und unsere Hoffnung war, der Schlüssel zum Erfolg war einfach,

00:16:16: das eigene Engagement extrem hoch zu halten. Die ersten Moments kamen alle von mir oder von meiner

00:16:22: Frau und man hat dann aber schnell gemerkt, dass da eine eigene Dynamik entsteht und die ist

00:16:26: jetzt gerade wirklich großartig. André, was würdest du Praxen empfehlen, wo nicht der Chef selber

00:16:30: diese digitale Affinität so trägt, aber wo dennoch die Einführung einer solchen Software im Grunde

00:16:35: eine zwingende Notwendigkeit ist? Also, wenn es sich dann nicht jemand anderes findet, der entweder

00:16:42: viel Erfahrung damit hat oder entsprechend eine Affinität entweder zu Software oder aber zu

00:16:47: solchen kleineren Prozessveränderungsmaßnahmen, weil nichts anderes ist das ja im Prinzip auch.

00:16:54: Die Implementierung einer neuen Software, gerade einer Kommunikationssoftware, ist ja ein

00:16:57: Veränderungsprozess im Kleinen. Also, es müssen alle abgeholt werden.

00:17:00: Ist das nicht eher was Großes? Das kommt immer darauf an, glaube ich, wie es behandelt wird und

00:17:04: auf wie viel Widerstand es möglicherweise stößt, sondern nicht. Ich glaube, es kann

00:17:07: ganz schnell zu was Großen werden, wenn es eben nicht vernünftig begleitet wird und sollte

00:17:12: sich dann wirklich in der Praxis niemanden finden, der von sich aus sagt, ja, das könnte ich zu meinem

00:17:18: Leib und Magen Thema machen, dann sollte man wahrscheinlich sich auf jeden Fall von der Möglichkeit

00:17:23: Gebrauch machen, sich dann jemanden mit ins Boot zu holen, der da entsprechende Erfahrung mitbringt

00:17:28: und solche Rollouts oder Implementierung mit entsprechender Erfahrung schon mal vorgenommen

00:17:32: hat und dann da auch entsprechend einwirken kann. Also, externe im Grunde? Auf jeden Fall, ja.

00:17:36: Also, ich würde das nicht sich selbst überlassen oder wirklich dann irgendwo abladen bei jemandem,

00:17:40: der sich nicht damit identifiziert, weil ich glaube, dann geht es nach hinten los.

00:17:43: Ich glaube, die eigentliche Stärke kann das Programm dann ausfahren, wenn wirklich jemand

00:17:48: intern drauf achte, genau um diese vermeintlichen Kleinigkeiten, ob jetzt der Kuchen oder,

00:17:53: sagen wir mal, die tolle Google-Bewertung in die Breite geht, oder Dennis?

00:17:57: Ja, also, ein Kernerspekt für die erfolgreiche Einführung ist das Onboarding seitens des

00:18:03: Software-Anbieters, denn die Komplexität erschließt sich hier und da nicht von selbst und um das

00:18:09: volle Potenzial auszuspielen. Brauche es in den ersten Wochen eine gute Begleitung, die haben

00:18:14: wir hier erfahren, da waren wir sehr glücklich darüber. Und ja, der zweite Aspekt ist, wenn der

00:18:19: Chef selber nicht der Digital Freak ist, brauche es im Team Leute, die sich hundertprozentig dafür

00:18:26: engagieren. Und ich denke auch gerade bei großen Strukturen sollte da auch ein nicht unerheblicher

00:18:32: Stundenanteil dann in der Software verbracht werden. Bei uns ist zum Beispiel unsere QM-Assistentin,

00:18:39: die das gesamte vorher im Internet gespeicherte Qualitätsmanagement jetzt sukzessive in das

00:18:45: Medikit übertragen hat, um nur einen Aspekt zu nennen. Was ist mit Krankheitsabmeldung? Wie

00:18:52: war das vor Medikit? Wie ist es jetzt? Das ist interessant. Also, die Krankheitsabmeldungen

00:18:59: liefen bis dato ja ausschließlich über unsere Praxismanagerin, die für den Dienstplan zuständig

00:19:05: ist. Das heißt, sie hat teilweise dann am Sonntag schon den Anruf oder die WhatsApp-Nachricht

00:19:09: bekommen und hat dann im Bitte-Bitte-Modus ihr Team versucht zu aktivieren für Vertretung.

00:19:17: Was wir jetzt gerade erleben, es ist fast nochmal so ein neuer Impuls, der jetzt gerade recht frisch

00:19:24: zu sehen ist, Krankheitsmeldungen kommen in Medikit als Nachricht, werden an das gesamte

00:19:31: Team adressiert. An das gesamte Team adressiert. Darüber haben wir viel diskutiert, ob wir das

00:19:36: okay finden oder nicht, ob das nur was für die Praxismanagement ist. Wir haben das tatsächlich

00:19:43: jetzt akzeptiert, dass es ins gesamte Team geht und was wir merken ist, dass dann extrem

00:19:48: hohes Engagement stattfindet. Zunächst haben wir den Umstand, dass 20, 25 Leute Genesungswünsche

00:19:57: über die App kommunizieren. Auch das waren bisschen Diskussionen.

00:20:02: Wird ich jetzt so als Verfechter von Effizienz sagen, lässt sich das vielleicht irgendwie

00:20:06: reduzieren oder?

00:20:07: Genau.

00:20:08: Wahrscheinlich nicht.

00:20:09: Nein, das war auch unser Gedanke, ob man hier interveniert und sagt Leute, gerade in Krankheitsphasen,

00:20:14: wir haben gerade Grippewelle, da ist das schon nicht unerheblich, was da so auf der Timeline

00:20:20: ist. Aber der andere Aspekt war, dass wir gesehen haben, dass das ja offensichtlich

00:20:23: ein Bedürfnis ist, dass Leute proaktiv da reingehen und da ihre Anteinnahme ausdrücken.

00:20:28: Und zeitgleich haben wir festgestellt, dass das Suchen nach Vertretung im Aufwand komplett

00:20:34: abgenommen hat und sich sozusagen proaktiv Leute melden, die sagen, Mensch, es tut mir

00:20:38: super leid zu hören, dass du Fieber hast. Ich habe das geregelt, mein Mann bleibt bei

00:20:42: den Kindern, ich komme arbeiten und welcher Unternehmer ist darüber nicht glücklich.

00:20:47: Das ist ja phänomenal.

00:20:48: Praxis in Selbstverwaltung und ja.

00:20:51: Das heißt, dass wirklich über den Einsatz von Medikit auch ein sozialer Prozess stattgefunden

00:20:56: hat oder ein kulturbildender Prozess?

00:20:59: Kultur wird erlebbar. Ich glaube, dass dieses positive Mindset in all unseren tollen Mitarbeitern

00:21:05: immer schon drin gewesen ist. Aber die Sichtbarkeit, das ist für mich so der entscheidende Punkt

00:21:09: auch für mich als Chef. Ich habe natürlich ein Stimmungsbarometer. Je höher das Engagement

00:21:14: im Medikit und wir haben tatsächlich ausschließlich ein positives Engagement. Ich hatte so mal

00:21:19: die Befürchtung, dass das vielleicht zum Kummerkasten wird oder wie wir das aus sozialen Netzwerken

00:21:24: kennen. Ja, der Shitstorm, den jeder befürchtet, wenn man vielleicht mal mit einer etwas holprigen

00:21:31: Entscheidung auf sein Team losgegangen ist. Aber vielmehr findet hier ein sehr konstruktiver

00:21:34: Austausch statt. Und je höher das quantitative Engagement oder auch das qualitative Engagement

00:21:40: ist, desto mehr habe ich als Unternehmer natürlich das Gespür, dass das alles auch ganz gut funktioniert.

00:21:46: André, was sagt der Organisationsoziologe zu diesem Kulturbildung über eine Software?

00:21:52: Das ist ja schon faszinierend. Ja, wobei, definitiv. Ich glaube, Dennis hat das entsprechende

00:21:58: Tichwort schon reingeworfen. Also es macht, dass das Team erleben oder sowas, denn es

00:22:02: wird abbildbar und es wird ja auch irgendwie wieder aufrufbar. Es ist ja nicht verloren.

00:22:06: Man kann wieder darauf zurückgreifen, man kann auch mal darauf zurückkommen. Und ich

00:22:10: glaube auch, gerade diese Suche nach Vertretung ist ein wunderbares Beispiel, weil sich alle

00:22:16: zum gleichen Zeitpunkt angesprochen fühlen. Also es wird nicht nach einer Gefühl, bin

00:22:20: ich jetzt der erste, der gefraht wird, bin ich der dritte, der gefraht wird, oh, haben

00:22:22: Sie schon, eigentlich ist noch jemand, ist noch was offen, sondern alle sehen, ah, jetzt

00:22:26: hat das Ganze schon irgendwie 10, 20, 30, 40 Minuten oder wahrscheinlich deutlich länger

00:22:30: zum Teil drin. Und vielleicht kriege ich es ja doch irgendwie organisiert. Und ich glaube

00:22:36: schon, dass das irgendwie auch diese Sichtbarkeit da nochmal einen entsprechenden Einfluss hat.

00:22:42: Und gleichzeitig, um das irgendwie einmal nochmal abzurunden, ich glaube ganz einfach,

00:22:46: dass eine grundlegende Kultur dafür aber vorher schon vorhanden sein muss, damit das Ganze

00:22:51: sich entwickelt. Also es ist so ein dialektischer Prozess. Das was da ist, wird dann an der

00:22:55: Stelle verstärkt. Und ich glaube, wenn wir eine Ausgangssituation haben, die schon äußerst

00:22:58: schwierig ist, dann darf man ohne intensives Einwirken auch nicht erwarten, dass dann

00:23:03: hiermit auf einmal alles wunderbar und einfach und schön wird. Sondern ich glaube, das ist

00:23:08: dann auch immer gleich, oder das darf man sich dann auch zugute halten, dass im Vorfeld

00:23:12: hier schon vieles richtig gelaufen soll. Das heißt, es ist gar kein Selbstläufer,

00:23:15: ne? Und ich darf ja einige sicherlich so einstellen, dass es dann in diese positive Kulturwirkung

00:23:20: geht, oder? Auf jeden Fall und auch dran bleiben. Und wenn man dann auch das Gefühl

00:23:24: hat, hier läuft was in die falsche Richtung, dann mal gucken, wie man das Ganze wieder

00:23:28: in eine andere Baden gelenkt. Wie machst du das dann? Du checkst dann und wenn da irgendwelche

00:23:34: merkwürdigen Dinge stehen, dann wächst du ein? Oder wie ist das so? Ja, wie gesagt,

00:23:40: das ist im Prinzip fast nicht notwendig. Auch am Anfang? Ich könnte mich gar nicht konkret

00:23:46: an einem Beispiel erinnern, wo ich mich erschrocken habe und intervenieren musste. Wir haben

00:23:51: in der Einführungsphase und das ist, glaube ich, auch wirklich wichtig. Zunächst dem

00:23:54: Team gesagt, warum wir das tun. Also nicht Software, der Software wegen oder um, ich sage

00:23:59: mal, dass die Befürchtung der Menschlichung, ah, jetzt wird das alles nur noch digital

00:24:04: gemacht, weil die Leute nicht mehr miteinander reden wollen. Da muss man sofort entgegenwirken.

00:24:09: Das ist entscheidend, den Leuten mitzugeben, was wir damit eigentlich erreichen wollen.

00:24:14: Was wolltet ihr damit konkret erreichen? Was war dein Satz dazu? Zunächst natürlich

00:24:19: eine Effizienzverbesserung von Prozessen, informelle Gleichberechtigung, das erlebbar

00:24:24: machen, der eigenen Teamkultur, eine Plattform, um Dankbarkeit sichtbar zu machen. Zeitgleich

00:24:30: dadurch, dass die Sachen ja nie da rausgelöscht werden, hat man auch wie eine Timeline seiner

00:24:34: eigenen Praxis. Und das führt wiederum auch zu einer gewissen Ernsthaftigkeit der Leute,

00:24:38: weil jeder weiß, das, was ich da reinschreibe, das zählt, das verhält nicht in den Fluren

00:24:43: der Praxis. Das heißt, du musst es auch keine Regeln aufbauen, sinngemäß Leute, wir bleiben

00:24:48: hier höflich, wir benutzen positive Worte. Das wurde einmal formuliert, dass wir uns

00:24:53: hier einen positiven, lösungsorientierten Umgang wünschen, aber das betrifft ja nicht

00:24:56: nur die Software, sondern die allgemeine Akte, die die Praxis führen. Wir hatten anfangs

00:25:00: darauf hingewiesen, dass man sich beim Interagieren dort überlegen muss, welchen Adressat nicht

00:25:06: anklicken und wenig nicht anklicken, um eben die Flut an Informationen ein ganz klein bisschen

00:25:10: zu bündeln. Genau, und das waren mündlich gesetzte Regeln. Also dann nochmal so ein

00:25:16: organisatorischer Nachjustierungsprozess, wo du dann nochmal Gruppen ein bisschen anders

00:25:20: zugeschnitten hast oder? Genau, die Gruppen legt man selber fest. Man ist in dem Augenblick

00:25:25: spätestens gezwungen, überhaupt die eigene Organisationstruktur der Praxis einmal zu

00:25:29: durchdenken. Habe ich denn überhaupt Teams? Wenn ja, welche? Wer gehört zu diesem Team?

00:25:34: Wer gehört dort nicht dazu? Und das ist dann am Ende des Tages ein Abbild deiner eigenen Organisation.

00:25:40: Gut, abschließende Frage an dich, Dennis. Du kannst ja dann durchaus auch in diesem

00:25:47: Fall Medikit, wobei nochmal, jemand, André, ich glaube mit unseren Referenten, Kollegin

00:25:50: Uhtast, mal geredet. Das sind noch andere? Genau, es scheint zumindest so aktuell so

00:25:53: ein bisschen die Beobachtung zu geben, dass Teams immer gefragter wird oder beziehungsweise

00:25:58: ihr zumindest öfter in Gesprächen mit Teilnehmern in unserer Lehrgänge irgendwie begegnen.

00:26:02: Und dass da zum Teil auch eine Unsicherheit herrscht, also dass es durchaus diese Fälle

00:26:05: gibt, dass es nicht zur Chefsache erklärt wird oder dann vielleicht doch auf einer Position

00:26:08: landet, wo sich der oder diejenige nicht unbedingt zu 100 Prozent mit wohl fühlt. Aber ja,

00:26:15: das ist genau Teams. Slack habe ich jetzt selber, ist mir noch nicht begegnet, aber

00:26:18: ist wie gesagt... Ist zwei, drei Mal gehört, dass es Slack war oder ist? Genau, also am

00:26:22: Ende, wenn so ein paar Grundfunktionen glaube ich abgedeckt sind, entscheidet auch weniger

00:26:25: das Tool selber, bei denen Erfolg als genau die Begleitmaßnahmen und die Haltung, mit

00:26:31: der das Ganze angegangen wird. Sowohl bei der Implementierung als auch dann hinterher

00:26:34: bei der regelmäßigen Nutzung. Okay, es ist also insofern auch kulturell eine

00:26:38: Verstärkung des Bestehenden. Auf jeden Fall spiegelt es das bis zu einem gewissen Grad wider.

00:26:43: So, jetzt tatsächlich die letzte Frage an dich, lieber Dennis. Du kannst es ja auch

00:26:49: medikit als Sprachrohr der Leitung sehr gut nutzen. Das heißt, kannst du es nochmal eben

00:26:52: sagen, wofür Nutze ist gerne und wofür, sagst du liebe Kollegen Obacht, dafür benutze ich

00:26:57: es gar nicht? Ja, ich finde es ist extrem wertvoll, wenn man es im täglichen operativen

00:27:04: Geschäft ganz systematisch einsetzt. Das heißt, die Dankbarkeit des Chefs erlebbar machen,

00:27:12: Informationen teilen einfach auf der Sachebene, tägliche organisatorische, strukturelle,

00:27:19: gerätetechnische Belange der Praxis schnell regeln, Geräte kaputt muss schnell repariert

00:27:23: werden, dann auch sichtbar machen, welche Dinge erledigt wurden, sodass für die Leute

00:27:29: eine Verlässlichkeit darauf besteht, dass dieser sehr geräte und materialintensive Beruf,

00:27:36: der ja häufig auch im Tagesgeschäft ins Wanken gerät, wenn Dinge nicht so funktionieren,

00:27:42: dass das hier im Prinzip eine Sicherheit erzeugt wird, dass der Grundprozess läuft. Was es

00:27:46: nicht ersetzt, ist den direkt erlebten physischen Austausch. Also es fehlt Gästik, Mimik, Tonlage,

00:27:57: Atmosphäre und man sollte nicht glauben, dass das Team-Meeting, das Get-Together, das

00:28:06: gemeinsame Quatschen im Aufenthaltsraum, dass das deutlich ersetzt wird. Aber es füllt

00:28:11: eine Lücke, die riesig groß wäre, wenn man so ein Tool nicht in der Praxis einsetzt.

00:28:17: Wunderbar, also eine wunderbare Unterstützung für Effizienz. Wir wissen ja alle Größer

00:28:23: die Praxis wird, dass du wichtiger sind, die Effizienzprozesse und da leistet dann die

00:28:27: Kommunikationssoftware einen erheblichen Beitrag. So, liebe Hörerinnen, liebe Hörer,

00:28:32: wir hoffen, das habt ihr als Appell verstanden. Wir hoffen, ihr konntet was mitnehmen und

00:28:37: freuen uns auf euch beim nächsten Mal. Tschüss!

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